ФНС против замены ошибочных первичных документов

Опасные ошибки в первичных документах

ФНС против замены ошибочных первичных документов

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства.

Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать.

На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье. 

Контур-Норматив.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона  от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

  1. Отсутствие первичного документа
  2. Повреждения в документах
  3. Нечитаемый документ
  4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
  5. Неправомерное внесение исправлений

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами.

Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре.

Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по  ст. 120 НК РФ:

  • на 10 000 рублей при разовом нарушении;
  • на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
  • на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.
  • Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ).

Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов.

В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ.

Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ  от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@).

Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Источник: https://www.puhanet.com/2017/06/01/%D0%BE%D0%BF%D0%B0%D1%81%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D0%BE%D1%88%D0%B8%D0%B1%D0%BA%D0%B8-%D0%B2-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B2%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%85/

О новых способах исправления первичных документов

ФНС против замены ошибочных первичных документов

Всем известен старый, проверенный временем и, кстати, самый надежный способ внесения исправлений в первичный документ – это зачеркнуть неправильные данные одной чертой и вписать верные.Обязательно указать дату исправления и надписать «исправлено», заверив сделанное исправление подписями работников, ответственных за совершение хозяйственной операции по документу.

Но этот способ подходит только для документов, составленных на бумажных носителях и не всегда удобный, так как одинаковые исправления, как правило, нужно вносить сразу в два экземпляра первичного документа: в свой и контрагента. А как быть с электронными первичными документами с расширением файлов .xml, форматы которых утверждаются ФНС России?

Очевидно, что способ зачеркивания и “исправленному верить” невозможно использовать в файлах элктронных документов.

Чаще всего заменяют неправильный первичный документ на правильный вариант, а первоначальный документ уничтожают. Никаких отметок об исправлении при этом, конечно, не делается. Безусловно, что это самый простой и удобный способ.

Тем более, что закон не запрещает исправлять первичные документы заменой на новыедокументы с теми же реквизитами.

Единственный риск здесь состоит в том, что если мы заменим документ,а наш контрагент этого не сделает, то могут возникнуть серьезные недоразумения.

С развитием и распространением электронных документов установился еще один способ исправления документов. В настоящее время такой способ регламентирован для счетов-фактур и универсальных передаточных документов, причем составленных как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Те, кто выписывает счета-фактуры и УПД знают, что эти документы можно выставлять с указанием номера и даты исправления, для чего в этих документах предусмотрена специальная строка.

То есть один и тот же документ с одинакомыми реквизитами идентификации (форма первичного документа, его номер, дата и от имени кого составлен) может иметь один или даже несколько исправленных вариантов.

Тот или иной способ исправления или все способы сразу для разных случаев желательно закрепить в локальном положении об учетной политике организации или ИП.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.

Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

ФЗ-402 от 06.12.2011 г.

По закону, отсрочка не будет считаться просроченной задолженностью, не приведет к начислению пени и штрафных санкций, взысканию залоговой недвижимости и не отразится на кредитной истории.

Ипотека оформляется, как правило, на длительный срок, на 15–25 лет. И конечно никто не может быть уверен, что за это время не возникнут ситуации, когда станет сложно или невозможно уплачивать ежемесячные платежи по ипотеке в обычном режиме.

Появление “ипотечных каникул” немного смягчает условия ипотеки.

Действие закона об “ипотечных каникулах” распространяется как на новые, так и на действующие кредитные договоры и имеет отношение к ипотечным кредитам, размер которых не превышает 15 млн рублей.

Условия предоставления ипотечных каникул

    К основаниям для предоставления заемщикам ипотечных каникул относятся:
  • снижение семейного дохода более чем на треть при условии, что размер выплат банку превышает 50% от среднемесячного дохода заемщика;
  • временная нетрудоспособность заемщика в течение двух и более месяцев,
  • получение инвалидности I или II группы,
  • потеря кормильца.

Кроме того, заемщик может рассчитывать на ипотечные каникулы в случае, если он стал родителем, опекуном, попечителем, усыновителем и при этом произошло снижение среднемесячного дохода более чем на 20% по сравнению с прежним.

Порядок обращения за ипотечными каникулами

Заемщики, оказавшиеся в сложной жизненной ситуации, обращаются в банк с заявлением с просьбой предоставить ипотечные каникулы.

По закону, банк обязан рассмотреть обращение заемщика и ответить на него в течение пяти дней.

К заявлению заемщик прилагает помимо документов, подтверждающих обстоятельства и события, связанные с длительной нетрудоспособностью или получением инвалидности или снижением семейного дохода, также еще выписку из ЕГРН, которая должна подтверждать, что залоговая квартира является единственным жильем заемщика.

Если у заемщика есть жилье в общей собственности, но его доля не превышает норму предоставления площади жилого помещения, установленную в соответствии с частью 2 статьи 50 Жилищного кодекса РФ, то ипотечное жилье признается единственным.

По закону банк не может отказать нам в предоставлении ипотечных каникул, если мы обращаемся в первый раз.

Засада состоит в том, что во второй раз каникулы нам не предоставят.

Конечно, банк может пойти нам навстречу и предоставить такие каникулы более одного раза, но уже только по собственной воле, поскольку банки все-таки не заинтересованы в банкротстве заемщиков. Но не более того.

Условия предоставления ипотечных каникул, как они есть, представляются все-таки “деревянными”, несколько оторванными от жизни и практических нужд людей: каникулами можно воспользоваться только один раз, тогда как долгосрочный характер договора ипотечного кредитования неизбежно предполагает возникновение непростых жизненных ситуаций у заемщиков в превеликом множестве.

Это все же лучше, чем ничего, но кажется, было бы благоразумнее, если бы ипотечными каникулами можно было воспользоваться не один раз, а несколько – по мере возникновения критических ситуаций у заемщика с отсрочкой не на шесть, а двенадцать месяцев по совокупности в течение всего срока действия кредитного договора.

То есть кредитный договор пролонгировался бы в связи с ипотечными каникулами не более, чем на год по совокупности отсрочек его исполнения заемщиком. Тогда – да, такой закон стал бы действительно реальной отдушиной для людей.

А так получится, что банк, предоставив ипотечные каникулы один раз, больше не сочтет себя обязанным идти навстречу заемщикам в дальнейших крайне затруднительных случаях, от которых никто не застрахован в течение многолетнего исполнения договорных обязательств заемщиком.

Когда выгоднее оформлять ипотечные каникулы

Даже если наши дохода снизились, то получается, что все равно целесообразнее продолжать платить кредит, поскольку деньги все-таки есть. Как вариант: можно обратиться в банк с просьбой уменьшить размер ежемесячного платежа и увеличить срок выплаты по кредиту.

А вот если мы остались совсем без дохода в силу разных обстоятельств, то тогда действительно лучше обращаться за ипотечными каникулами.

Источник: https://vrn-buh.ru/articles-2018/04/18-documents.php

Порядок исправления ошибок в первичных документах в 2019 году

ФНС против замены ошибочных первичных документов

При оформлении первичных учетных документов случаются ошибки. Например, неверно указана сумма или реквизиты документа. Законодательство допускает внесения исправлений, в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых и банковских — их можно только заменить.

1. Первичные документы на бумажном носителе 2. Первичные документы в электронном виде 3. Исправление бухгалтерских проводок 4. Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Способы внесения изменений в оформленные с ошибками документы должны быть закреплены в учетной политике предприятия или организации.

При обнаружении ошибки или описки:

  • неверные суммы или реквизиты документа зачеркиваются;
  • сверху пишется правильное число или текст;
  • ставиться надпись «исправлено»;
  • эту надпись визируют все те работники, которые подписали документ первоначально;
  • при необходимости проставляются печати.

Ошибочная запись зачеркивается один раз (она должна быть читаема), нельзя использовать корректоры, заштриховывать или подчищать ошибку.

Важно

Исправление должно быть внесено во все экземпляры первичного документа, так как налоговая при проверке одного субъекта хозяйствования может проверить его контрагента, у которого находится другой экземпляр. При выявлении расхождений, как правило, следуют штрафные санкции.

Если исправлений много или они делают реквизиты документа нечитаемыми, то необходимо оформить новый экземпляр. В кассовых и банковских ордерах и платежных поручениях исправления не допускаются, их переделывают, подшивая в бухгалтерские документы оба экземпляра (новый и испорченный).

В учетной политике организации или предприятия можно предусмотреть оба способа внесения исправлений в первичные бухгалтерские документы или выбрать наиболее подходящий для ведения учета.

Первичные документы в электронном виде

Для исправления ошибок в электронных бухгалтерских документах (ЭД) предусматривается тот же алгоритм, что и для бумажных, с учетом законодательства о цифровой подписи.

Выбор способа исправления зависит от системы, которой пользуется предприятие для создания ЭД, и программного обеспечения для электронного документооборота с контрагентами.

Для замены ошибочного документа, создают новый ЭД с теми же реквизитами и вносят исправления. В зависимости от программного обеспечения, дату и номер исправления проставляют в дополнительно созданном или в информационном поле документа. Затем документ подписывают с использованием ЭЦП.

Исправление бухгалтерских проводок

Первичные учетные документы систематизируются путем создания бухгалтерских проводок и регистров. Перед их созданием работник бухгалтерии обязан проверить документ, который служит основанием для отражения сумм в бухучете.

Если ошибка выявлена после проведения операции по учету, например, по итогам инвентаризации, то изменить данные можно двумя способами:

  1. При занижении суммы и образовании излишка делается дополнительная проводка на сумму расхождения;
  2. Когда проведенная сумма выше фактической бухгалтер делает сторнирование операции (вносит сумму операции с отрицательным значением) и проводит новую сумму. Такая корректировка носит название «красное сторно».

Важно

После утверждения годовой отчетности исправления в нее вносить запрещено. Регулирующие проводки вносят на дату обнаружения ошибки.

Если годовая отчетность не утверждена или отчетный период не закончен, то:

  • исправления вносят на дату проведения ошибочной операции;
  • регулирующие проводки составляют декабрем отчетного года.

Пример: в мае 2018 года была неправильно занижена сумма полученного товара в ТН, бухгалтер ошибки своевременно не заметил и провел по учету стоимость по первичному документу. Для корректировки данных бухучета важна дата обнаружения расхождения:

  1. Разницу обнаружили при проведении годовой инвентаризации в ноябре 2018 года. В таком случае корректирующие проводки вносят датой операции, то есть маем 2018 года.
  2. Расхождения выявила аудиторская проверка в январе 2019 года, годовая отчетность не утверждена. В таком случае урегулирование проводят декабрем 2018 года.
  3. В середине 2019 года проходила проверка отчетности предыдущего периода, тогда и заметили отличие сумм по накладной и фактически полученного товара. Годовая отчетность уже утверждена, поэтому корректирующую проводку делают на дату обнаружения ошибки.

Обратите внимание

Каждый раз при проведении корректировки данных учета необходимо составлять бухгалтерскую справку, которая будет считаться обоснованием для внесенных изменений.

Ошибку обнаружила ФНС при проверке

Налоговая при выявлении ошибки в данных учета может применить штрафные санкции к субъекту хозяйствования и его должностным лицам. Это возможно при совпадении двух условий — искажение учетных сведений происходит систематически (два и более раза за один отчетный период) и повлекло за собой занижение налоговой базы.

При проведении проверки налоговики обращают внимание на документы с исправлениями.

Если такой документ не позволяет однозначно идентифицировать:

  • стороны сделки;
  • название товара или услуги;
  • стоимость предмета сделки;
  • налоговую ставку;
  • сумму налога.

Он не принимается налоговыми органами и может стать основанием для отказа в налоговом вычете.

Кроме того, такие документы могут вызвать у налоговых органов сомнения в реальном осуществлении сделки. Если налоговая признает сведения в документах неправильными или противоречивыми, то она может посчитать сделку притворной, заключенной с целью получения налоговой выгоды.

Совершение ошибки при оформлении первичных учетных документов, как правило, не влечет за собой негативных последствий для предприятия, в случае ее исправления.

Конкретный способ, которым вносят изменения в бухгалтерскую документацию, должен быть прописан в учетной политике предприятия или организации.

При этом следует помнить, что исправления в кассовые и банковские ордера и платежные поручения не вносят, они могут быть только заменены на новые.

(12 голос., 4,50 из 5)
Загрузка…

Источник: https://pravo.moe/ispravlenie-oshibok-v-pervichnyx-dokumentax-buxgalterskogo-ucheta/

Правовой совет
Добавить комментарий