Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

✅Как подписать документ электронной подписью✅(ЭЦП): подробная инструкция

Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

Добавление электронной подписи к цифровому документу – это самый простой вариант закрепления авторства, визирования файла. Таким образом подтверждается, что владелец ЭЦП ознакомлен с содержимым документа и заверяет, что указанные в нем данные отвечают действительным.

Ещё подпись документа с использованием усиленной ЭЦП, согласно действующих нормативов – это единственный вариант наделить его юридической силой.

А как подписать документ электронной подписью и какие программы для этого понадобятся? Какую ЭЦП необходимо использовать для подготовки документов к отправке в государственные органы, ФНС?

Технические и программные требования

Итак, чтобы иметь возможность подписывать с помощью ЭЦП документы необходимо соблюсти следующие условия:

  • операционная система – Windows 7 или старше;
  • предустановленный пакет программ Microsoft Office версии 2007 и старше, Adobe Reader версии 8 и старше;
  • предустановленный дистрибутив КриптоПро версии 5 и старше;
  • предустановленные плагины КриптоПро Office и КриптоПро PDF;
  • в ОС добавлен персональный ЭЦП.

Ещё следует заметить, что редакция Windows должна быть Home или выше. Редакция Starter (встречается в 7-й версии) не поддерживает полноценную работу с персональными шифрованными сертификатами.

Также в используемом компьютере должен быть хотя бы один свободный слот USB (подойдет даже 1.1, но рекомендуется – 2.0). Если нужно – для USB-токена также потребуется инсталлировать драйвера, так как в противном случае устройство попросту не распознается, интегрировать сертификат в ОС не получится.

Для чего подписывать документ

Подписать документ с помощью ЭЦП может понадобиться в следующих случаях:

  • создание декларации для её последующей отправки в ФНС;
  • заверение авторства текстового файла;
  • согласование данных, указанных в документе, между группой лиц;
  • защита данных от несанкционированного доступа третьими лицами (с ЭЦП к файлу при этом добавляют шифрование, а чтобы просмотреть его содержимое потребуется получить сертификат или пароль доступа).

И согласно действующих законодательных нормативов РФ, наделить электронный документ юридической силой можно только путем заверения его усиленной цифровой подписью, которую получить можно исключительно в специализированных удостоверяющих центрах после верификации личности (для чего и запрашиваются документы).

Как подписать документ Word и Excel Microsoft Office

Как подписать документ электронной подписью в среде Microsoft Office? Если сертификат уже установлен в среду операционной системы, то алгоритм будет следующий:

  • создать и отредактировать документ;
  • перейти в меню «Файл», кликнуть на «Защита документа»;
  • выбрать «Добавить цифровую подпись»;
  • из диалогового окна выбрать группу и контейнер, где содержится необходимая электронная подпись;
  • сохранить документ.

Также при добавлении ключа пользователь сможет выбрать как именно прикреплять подпись: как отдельный файл или с интеграцией в сам документ (только для .docx, .xlsx). Рекомендуется выбирать именно интеграцию, так как в этом случае создается единственный файл, а увидеть наличие в нем заверения можно только через «Свойства».

Если при попытке добавить цифровую подпись Microsoft Office выдает ошибку, то это указывает на то, что на компьютере не установлено ПО от провайдера ЭЦП, то есть, КриптоПро. На территории Российской Федерации только данная программа имеет сертификацию от государственных органов (которая подтверждает, что ПО отвечает требованиям информационной безопасности от ФСБ).

Аналогичным образом подписываются документы XLS, то есть, созданные с помощью Excel. Только для этого ещё понадобится установленный MSInfopath (в большинстве случаев поставляется вместе с пакетом программ Microsoft Office). Инструкция по добавлению ключа будет такой же, как и с документами Word.

Подробнее о том, как подписать документ Word с помощью ЭЦП можно прочитать ЗДЕСЬ

Как подписать PDF-документ

Если на ПК установлен Microsoft Office версии 2007 или старше (с актуальным пакетом обновлений), то это можно сделать непосредственно через Word по вышеуказанной инструкции. Опять же – потребуется, чтобы на используемом компьютере был установлен дистрибутив КриптоПро CSP и плагин для Office.

Но пакет программ от Microsoft – платный, а бесплатной ему альтернативой является программа Adobe Reader (или Adobe Acrobat, которая является тем же Reader, но с более широким функционалом). Помимо него необходимо будет инсталлировать с операционную систему плагин КриптоПро PDF, так как в противном случае Adobe Reader не сможет правильно распознать добавляемый сертификат.

Так как подписать электронной подписью PDF-файл? Для этого нужно:

  • открыть документ, который планируется подписать, в Adobe Reader;
  • перейти в меню «Файл», далее – «Подписание»;
  • с помощью диалогового окна выбрать «Добавить контейнер с помощью КриптоПро»;
  • выбрать необходимую электронную подпись, задать параметры добавления;
  • сохранить новый, уже подписанный файл.

В настройках также можно задать параметры отображения графического ключа в документе, если в этом есть необходимость. Эта надстройка никоим образом не влияет на юридическую силу документа, используется сугубо для идентификации наличия сертификата в распечатанной копии.

Как подписать графический файл

Если в качестве документа используется скан-копия в формате картинки (JPEG, BMP, PNG и так далее), то для его заверения потребуется воспользоваться программой КриптоАРМ. В принципе, есть и иное ПО для выполнения данной функции, но удобней всего использовать именно КриптоАРМ, к тому же – она является бесплатной.

Как подписать документ с помощью ЭЦП в данном случае? Достаточно запустить вышеуказанное приложение и следовать подсказкам диалогового окна. Естественно, предварительно нужно установить КриптоПро и интегрировать используемый сертификат в саму операционную систему.

Только следует учесть, что в большинстве сайтов портала Госуслуг при отправке заверенных документов есть ограничение на их максимальный объем в 10 мегабайт. Соответственно, если нужно – предварительно следует сконвертировать подписываемый файл. Лучше использовать изображения с расширением .

jpg, так как в них используются специальные алгоритмы сжатия, позволяющие уменьшить занимаемый объем данных конечного объекта.

При использовании КриптоАРМ добавлять ключ можно как в сам файл (с интеграцией), так и создавая копию открытого ключа, закрепляемую за документом. Рекомендуется использовать именно интеграцию, так как в этом случае удалить подпись будет сложнее (если делать это через «Проводник», то пользователь должен быть наделен правами администратора рабочей станции).

Кстати, последние версии КриптоАРМ интегрируются и в проводник. Это дает возможность подписывать абсолютно любые файлы из стандартного контекстного меню. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на необходимом объекте, выбрать «КриптоАРМ», а далее – «Подписать». Тут же появится диалоговое окно выбора персонального ключа из доступных.

Итого, как подписать с применением ЭЦП файл? Потребуется только установить совместимое ПО, все остальное выполняется непосредственно из него. Также предварительно нужно установить используемый сертификат в систему. КриптоПро позволяет добавлять подпись и без этого, но в таком случае придется каждый раз вводить PIN-код, а также вставлять USB-токен.

Источник: https://Pro-ECP.ru/etsp/instruktsii/kak-podpisat-dokument-s-pomoshhyu-etsp-podrobnyj-algoritm.html

Инструкция: подписываем документы с помощью электронной подписи

Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

Электронная подпись подтверждает каждое действие владельца и придает документу юридическую значимость. Деятельность бюджетного учреждения невозможна без электронной цифровой подписи. Ее используют и руководители, и главные бухгалтера, и администраторы определенной области функционирования организации. Всеи им приходится разбираться, как подписать документ электронной подписью.

Выдачу и использование ЭЦП регулирует ФЗ № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». В нем сказано, что существуют:

  1. Простая ЭП. Необходима для визирования регистров внутреннего и внешнего электронного документооборота. Простой подписью заверяют письма, бланки, спецификации, счета. Основа ее защиты — пароли и кодировка.
  2. Усиленная неквалифицированная. Она обладает более серьезными механизмами защиты. В основе такой подписи заложена криптографическая обработка данных, она фиксирует пользователей и все вносимые изменения.
  3. Усиленная квалифицированная.Она наиболее совершенна в плане информационной защиты. Методологию шифрования сертифицирует ФСБ. Все данные, передаваемые по каналами связи и подписанные УК ЭЦП, зашифрованы на высшем уровне. Выдать усиленную ЭЦП могут только те удостоверяющие центры, которые получили специальную аккредитацию.

Именно усиленная квалифицированная ЭЦП должна использоваться в бюджетных учреждениях. Получить ее можно только в территориальных отделениях Федерального казначейства — ТОФК.

Когда нужно подписывать документы

Деятельность бюджетных учреждений предусматривает использование ЭЦП и в области государственных закупок, и для визирования отчетности, передаваемой по телекоммуникационным каналам связи, и для ведения электронного документооборота с контрагентами и вышестоящими организациями.

Все периодические и итоговые отчеты в территориальные органы ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат заверяются электронно руководителем, а в некоторых случаях и исполнителем.

Вся закупочная деятельность ведется только с использованием усиленной квалифицированной ЭЦП. Каждый контрактный управляющий или иной ответственный сотрудник обязан знает, как подписать документ ЭЦП. Для полноценного ведения государственных закупок необходимо подписывать:

  • планы закупок и планы-графики;
  • закупочную документацию и извещение;
  • протоколы закупок;
  • государственные контракты;
  • исполнительные документы.

Если у сторон возникнут разногласия в ходе исполнения контракта, организация вправе обратиться в арбитражный суд, предоставив документы, подписанные ЭП. Такая документация будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажная, скрепленная рукописной подписью и печатью.

Бюджетники должны размещать информацию о публичной и финансово-хозяйственной деятельности на государственных порталах, к примеру, на официальном сайте для размещения информации о государственных и муниципальных учреждениях. Все публикуемые данные должны быть достоверными и подписываться только усиленной квалифицированной ЭЦП.

Как получить ЭП

Бюджетники получают подпись через ТОФК. Сейчас запрос можно сформировать при помощи официального ресурса Федерального казначейства. Главное условие — на рабочем компьютере должны быть установлены программные продукты СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0» и ПО «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-In» версии 2.0.

Алгоритм действий таков:

  1. Переходим на Портал Казначейства.
  2. Выбираем действие «Сформировать комплект документов» в разделе «Первичное обращение за сертификатом».
  1. Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.
  1. Нажимаем «Далее» и запрашиваем тип сертификата.
  1. Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.
  1. Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.
  1. Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.
  1. В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.
  1. Теперь выбираем действие «Подать запрос». Сразу же сохраняем ссылку на запрос и его номер. Это понадобится для доступа к карточке запроса.

Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.

Как подписать файлы в PDF-формате

Инструкции, как подписать электронной подписью документ PDF, Word или другой, мало отличаются.

Шаг 1. Выбираем документ в редакторе и переходим в меню «Инструменты». Пользователю нужен раздел «Сертификаты».

Шаг 2. В контекстном меню открывшегося блока «Сертификаты» выбираем действие «Поставить цифровую подпись».

Шаг 3. Появится всплывающее окно для выбора сертификата. Выбираем сертификат конкретного пользователя и нажимаем кнопку «ОК».

Шаг 4. Переходим к настройке цифрового удостоверения.

Пользователь может создать удостоверение для своей подписи.

Созданное удостоверение нужно сохранить в магазине сертификатов Windows.

Шаг 5. Для создания удостоверения вводим все требуемые данные о пользователе.

Теперь проверяем всю введенную информацию и удостоверение. Вот и вся инструкция, как подписать эцп документ PDF. Главное — внимательно следовать алгоритму и заполнять все требуемые сведения.

Как подписать файлы Word

Теперь разберем, как подписать электронной подписью документ Ворд:

Шаг 1. Открываем нужный документ в текстовом редакторе Word. В меню файла находим блок «Сведения» и действие «Добавить электронную подпись».

Шаг 2. Во всплывающем окне определяем «Тип подтверждения», выбираем нужный сертификат и при необходимости отмечаем цель подписания файла.

Шаг 3. Если все программные средства криптографической защиты (СКЗИ) установлены правильно, то подписание осуществится без каких-либо технических проблем.

Как подписать отчетность

Любой отчет можно подписать ЭЦП. Для этого понадобится установить программное обеспечение «КриптоАРМ». Чтобы подписать отчет:

Шаг 1. Выбираем отчет, нажимаем на него правой кнопкой мыши и в меню находим программу «КриптоАРМ».

Шаг 2. Запускается Мастер создания ЭП. Нажимаем «Далее».

Шаг 3. Выбираем нужный файл.

Шаг 4. Во вкладке «Выходной формат» определяемся с форматом подписи.

Шаг 5. Устанавливаем параметры ЭП.

Шаг 6. Выбираем сертификат ЭП.

Шаг 7. Завершаем подписание отчетного документа нажатием на кнопку Готово.

Подписанный документ дублирует название исходного, но содержит расширение SIG. Если на рабочем столе появился такой значок, значит операция прошла успешно, и можно направлять подписанный отчет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/goszakupki/instruktsiya-podpisyvaem-dokumenty-s-pomoshchyu-elektronnoy-podpisi

«Электронный документооборот в России — это когда ты распечатываешь документы, чтобы подписать и снова отсканировать» — Офтоп на vc.ru

Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

Разбор видов электронной подписи документов для физлиц и бизнеса.

Есть несколько вариантов электронной подписи (ЭП), которыми можно пользоваться: в одних случаях достаточно «нарисовать» подпись в присланном документе, в других отправить код из SMS или ввести логин и пароль. А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами.

Обмен сканами

Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью.

Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные. К примеру, так можно расписаться на документах курьерской службы для прохождения посылки на таможне.

Решение: вместо сканирования документа можно подставить заранее созданную подпись-картинку. Для этого достаточно аккуратно и крупно расписаться на белом листе бумаги, отсканировать подпись в высоком разрешении и сохранить в формате JPG или PNG.

Подпись вставляется в Microsoft Office, Adobe PDF Reader или Photoshop.

Microsoft Office

  • Откройте нужный документ.
  • На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Рисунки».
  • Выберите отсканированную подпись и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Adobe PDF Reader

  • Откройте документ PDF или форму, которую необходимо подписать.
  • Выберите «Инструменты» — «Заполнить и подписать».
  • Выберите нужный вариант. PDF Reader может не только вставить готовую подпись-изображение, но и нарисовать её мышью или на сенсорном экране, а также напечатать.
  • Нажмите кнопку «Применить», затем щёлкните в том месте документа PDF, где требуется добавить подпись или инициалы.
  • Сохраните готовый документ в PNG.

Adobe Sign

Это компонент облачного сервиса Adobe Document Cloud для электронных подписей. Он позволяет отправлять, отслеживать и быстро подписывать документы через браузер и мобильные устройства.

Функциональность схожа с PDF Reader: можно поставить рукописную подпись на экране смартфона, выбрать готовое изображение, сфотографировать подпись с другого документа или использовать специальный рукописный шрифт. Adobe Sign интегрируется в другие офисные приложения, например, Microsoft Word и PowerPoint.

Adobe Photoshop

  • Откройте PDF-файл (документ Word можно сохранить в PDF-формате).
  • Перетащите изображение с подписью на рабочую область и разместите в нужном месте документа.
  • Сохраните готовый файл.

Обычная подпись (как электронная, так и физическая) служит только для упрощённой валидации данных и основана на доверии обеих сторон: в суде можно назвать скан и подпись подделкой, оспорив договор.

Поэтому к подписи добавляют другие способы защиты от подделки: отправлять письма можно только с указанной почты с сохранением времени и даты отправки, а в некоторых случаях компании могут попросить отправить физическую копию по указанному адресу.

Обмен электронными документами

Любой документ, обладающий юридической силой, нужно подписывать сертифицированной электронной подписью.

У неё есть два криптоключа: закрытый, которым подписывается документ, хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи.

Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности. Правда, владелец может потерять свой ключ, но это считается его проблемой.

Чем отличается электронная цифровая подпись (ЭЦП) от электронной подписи (ЭП)?

Ничем. ЭЦП и ЭП — это одно и то же. Определение «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) устарело. Термин ЭЦП был введён в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и утратил силу с 1 января 2014 года, когда вступил в силу закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Где можно использовать ЭП

  • Электронная отчётность в государственные органы: таможню, налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и учёта и другие.
  • Электронные торги: для регистрации на площадках, отправки заявок и подписания контрактов.
  • ЕГАИС: ЭП требуется для работы в системе, документам присваивается электронная подпись, они приобретают юридическую силу.
  • Корпоративный документооборот: ЭП — аналог физической подписи, поэтому любой документ внутри организации можно подписывать и отправлять в электронном виде.
  • Электронная регистрация сделок с недвижимостью: регистрация сделок по купле-продаже и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав. Это дешевле и быстрее.
  • Госуслуги. С помощью ЭП можно отправлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы: «электронное правительство», «электронный гражданин».

Виды электронной подписи

В России в электронном документообороте существует три вида электронной подписи.

Простая

Это обычные коды доступа из SMS, логин и пароль от почты или аккаунта. Чаще всего используется в банковских операциях, для получения госуслуг, для заверения документов внутри компании.

Она приравнивается к физической подписи, если существует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками документооборота заключено соглашение.

В нём нужно описать правила, по которым определяют автора подписи, а также его обязанности.

Иногда пользователю нужно дополнительно подтверждать свою личность, к примеру, для регистрации на Госуслугах нужно прийти в центр регистрации с паспортом.

Простую электронную подпись нельзя использовать для подписи электронных документов, так как это простая пара из логина и пароля, инструментов для подписывания документов нет.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Персональная ЭЦП с закрытым ключом, который хранится на носителе. Выдаётся в удостоверяющих центрах. Позволяет подписывать документы любой организации, с которой ведётся электронный документооборот, а также участвовать в госзакупках.

Чтобы заверенные НЭП документы считались равноценными физическим, сторонам нужно заключить соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании её юридической силы. Но, к примеру, налоговая в любом виде не признаёт документ с НЭП равнозначным бумажному.

Список аккредитованных удостоверяющих центров на сайте Госуслуг.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Полноценная электронная подпись с юридической силой. Имеет дополнительный сертификат ФСБ, ПО для работы с КЭП сертифицировано КЭП, выдаётся в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах.

Позволяет сдавать в электронном виде отчётность в контролирующие органы, обмениваться документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или внешними контрагентами, участвовать в качестве поставщика и заказчика в торгах, работать в государственных ИС: Росреестр, Росаккредитация, ГИС ГМП, ФТС, ГИС ЖКХ, Главкоэкспертиза и других.

Ряд документов налогового и бухгалтерского учёта может быть подписан только квалифицированной электронной подписью, например, годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, заявления о постановке на налоговый учёт, возврате (зачёте) сумм излишне уплаченных налогов, сборов и страховых взносов и так далее.

Как получить подпись

Для получения ЭП нужно обратиться в любой удостоверяющий центр.

Перечень документов для физических лиц (ИП)

  • заявление на выдачу ЭП;
  • паспорт гражданина РФ (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).

Перечень документов для юридических лиц

  • заявление на выдачу ЭП;
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
  • свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (ИНН);
  • выписка из ЕГРЮЛ, сроком не более полугода с момента её получения (оригинал или нотариально заверенная копия);
  • паспорт гражданина РФ — будущего владельца ЭП (копии страницы с фотографией и страницы с пропиской);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) владельца ЭП.

Как подписывать документы ЭП

Для этого понадобятся:

  • Окончательная версия документа для подписи. После создания ЭП вносить в него изменения нельзя.
  • Сертификат ЭП, который выдаётся в аккредитационных центрах.
  • Приложения для создания ЭП и работы с ней.

В России можно использовать криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ. Наиболее распространены на рынке «КриптоПРО CSP» и ViPNet CSP, которыми рекомендуется пользоваться для максимальной совместимости различных ЭП.

Вариант 1: плагины для Office и Adobe PDF

Если нужно подписать документ в формате Word или Excel — трудовой договор, иск в арбитраж, заявление в учебное учреждение, можно использовать модуль «КриптоПро Office Signature». После установки документы подписываются следующим образом:

  • Выбираем пункт «Сервис», переходим в «Параметры». На вкладке «Безопасность» нажимаем «Цифровые подписи».
  • Выбираем установленный на компьютере сертификат электронной подписи.
  • Создаём электронную подпись: нажимаем «Подписать», вводим выданный ключ-пароль.
  • Сохраняем документ.

Подробная инструкция — по ссылке.

Однако в разных версиях Office результат проверки может быть некорректным.

Для PDF-файлов используется бесплатный модуль «КриптоПро PDF» для Adobe Reader:

  • Установите модуль.
  • Откройте документ.
  • Выберите пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание».
  • Выберите нужную подпись и место в документе.

Подробная инструкция — по ссылке.

Вариант 2: установить отдельную программу для создания подписи

Для подписывания файлов любых форматов нужно устанавливать отдельные программы. К примеру, «КриптоАРМ» или связку VipNet CryptoFile вместе с VipNet CSP. Обе программы предлагают схожую функциональность.

«КриптоАРМ»

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединённая или отсоединённая. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением .sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

В бесплатной версии «КриптоАРМ» можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

ViPNet CSP и CryptoFile

Чтобы пользоваться сервисами, нужно оформить заявку, ссылки на скачивание и серийные ключи придут на почту, это бесплатно.

После запуска и регистрации CryptoFile нужно добавить личный сертификат для работы с ЭП и сертификаты получателей. Для добавления собственного сертификата в «Настройках» нужно нажать кнопку «Задать» и выбрать файл, полученный в аккредитационном центре. Сертификаты получателей устанавливаются в систему вручную, добавляются в настройках, раздел «Список сертификатов получателей».

После этой процедуры можно подписывать файлы. Процедура аналогична «КриптоАРМ»: можно подписывать через окно программы, можно из контекстного меню. Подробная инструкция от VipNet.

Вариант 3: использовать веб-сервисы

Подписать документ любого формата можно через сервис «Контур.Крипто».

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  • Загрузить в сервис документ, который нужно подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
  • Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в «Контур.Крипто» можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
  • Создать файл подписи. После того как вы нажмёте кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и расширением .sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
  • Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохранённый в «Контур.Крипто». Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовый сервис.

Что учесть при использовании «Контур.Крипто»:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединённую подпись.
  • «Контур.Крипто» работает только в Windows.
  • Проверить подпись, созданную в «Контур.Крипто», можно в любой программе, которая работает с отсоединёнными электронными подписями.

Источник: https://vc.ru/flood/40861-elektronnyy-dokumentooborot-v-rossii-eto-kogda-ty-raspechatyvaesh-dokumenty-chtoby-podpisat-i-snova-otskanirovat

Как подписать документ электронной подписью?

Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.

Что потребуется для подписания электронного документа?

  • Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
  • Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
  • Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически.
  • Программа для создания электронной подписи. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Получить квалифицированную электронную подпись

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

  • трудовой или хозяйственный договор,
  • иск в арбитраж,
  • заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

  1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

  2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

  3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

  • Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
  • Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
  • Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

  • Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
  • Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
  • Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

  • В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер ПО для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

  1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 мб.

  2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

  3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку “Подписать”, сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

  4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в КОнтур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

  • В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
  • В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
  • Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
  • Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

  Плагины КриптоПроОтдельная программа КриптоАРМВеб-сервис Контур.КриптоСтоимостьФорматы документовСоподпись/ пакетная подписьМаксимальный вес файлаСоздание усовершенствованной подписьПрисоединенная/ отсоединеннаяФункции проверки, шифрования и расшифрования
ПлатныеБесплатна только базовая версия СтартВсе функции доступны бесплатно
Word и Excel, PDFВсеВсе
ЕстьЕстьЕсть
Без ограниченийБез ограниченийдо 100 Мб
ЕстьТолько в платных версияхЕсть
ЕстьПрисоединенная/ отсоединеннаяТолько отсоединенная
ЕстьТолько в платных версияхЕсть

Получить квалифицированную электронную подпись

Источник: https://ca.kontur.ru/articles/podpisanie-dokumenta-ehlektronnoj-podpisyu

Как подписать электронной подписью (ЭЦП) документы: word, pdf, excell

Электронный документ от поставщика можно подписать только электронной подписью

Наша компания предлагает оформить квалифицированную ЭЦП без ошибок с занесением в реестр. Только оформленная без ошибок квалифицированная подпись имеет юридическую силу.

Существует несколько способов, как подписать документ квалифицированной электронной подписью. Методы различаются в зависимости от варианта: online, Word MS Office или PDF.

Рассмотрим все три варианта и их специфику.

17 Сентября 2018 5479

Квалифицированная ЭЦП относится к цифровому варианту аналога собственноручной подписи. От бумажного варианта по значимости не отличается. Является усиленным вариантом неквалифицированной подписи. Принимается как идентичный вариант подписи на бумажном носителе. Неквалифицированный вариант ЭЦП проставляется на бланках, письмах и чеках. Имеет простой тип защиты.

Используется в стандартном документообороте. Квалифицированная ЭЦП считается максимально достоверным источником информации о владельце. С ее помощью подписываются самые важные документы. Используется в обмене документацией с государственными учреждениями, на online-торгах.

Высокая степень безопасности позволяет принимать квалифицированную подпись как достоверное подтверждение намерений подписанта.

Оформить заявку на усиленную КЭП можно с документами:

После получения ключ активируется и устанавливается на ПК, если подпись будет использоваться не через хранилище. Пройти процедуру заполнения и оформления несложно. Однако это требует внимательности, знания нюансов и усидчивости.

Именно поэтому наша компания предлагает оформить за вас документацию на КЭП. После получения ключей наш специалист установит и активирует электронную подпись в соответствии с протоколами.

С нашей помощью процедура займет меньше времени, а качественный результат будет гарантирован.

Какой документ подписывается квалифицированной ЭЦП

КЭП проставляется на документах, имеющих особо важное значение. Неквалифицированный и квалифицированный варианты имеют юридическую силу. Однако степень доверия к квалифицированной ЭЦП считается более универсальной с высокой степенью защиты.

Чем опасна неграмотно оформленная подпись

Согласно положениям Уголовного кодекса любой электронный носитель подписи владельца должен соответствовать установленным нормам. При подписании документа квалифицированная и неквалифицированная подписи имеют ключи. В них зашифрована информация о владельце и его организации.

Любая организация или участник соглашения имеет право запросить проверку юридической правомерности подписи. Если в процессе занесения информации в реестр были допущены ошибки, это откроется на проверке.

Оформленная с ошибками подпись приравнивается к недостоверной.

Действие, связанное с ее использованием, считается противозаконным. Использующее неверно оформленную КЭП или имеющее незаконный доступ к чужой подписи лицо несет уголовную ответственность. Если в процессе сделки был нанесен ущерб, владельца подписи принудят возместить его в двукратном размере.

Именно поэтому стоит обращаться к специалистам для оформления КЭП.

Что необходимо для работы

Чтобы подписать усиленной электронной подписью документ, понадобится установить на ПК программное обеспечение. В этот список входят несколько обязательных вариантов:

  • Крипто-ПРО CSP
  • библиотека Capicom
  • личный и корневой сертификаты

Эти программы помогут активировать и внести электронную подпись. Оформленный с их помощью документ приравнивается к бумажному носителю.

После внесения квалифицированной подписи документ нельзя изменять. Именно поэтому, прежде чем вносить КЭП, проверьте информацию на полноту и отсутствие неточностей.

Если коррективы вносятся после закрепления за ним подписи, он теряет юридическую силу.

СОВЕТ: если возникла потребность дополнить или внести правки в документ, в начале работы удалите подпись.

Пополнив сведения нужной информацией, повторно нанесите КЭП.

Электронный вариант

Одним из признанных типов обмена носителями является работа в online-режиме. Это удобный способ, если вам приходится много работать удаленно. Или отсутствует доступ к рабочим ПК.

Чтобы работать онлайн, необходимо:

В рамках ресурса созидается отдельный файл с расширением .sig. Он хранится в папке загрузок вашего браузера.

Данные по электронной подписи сохраняются после первого использования. Повторных корректировок не требуют.

Данные по электронной подписи сохраняются после первого использования. Повторных корректировок не требуют

Чтобы ваш Word документ был приравнен к бумажному носителю, установите на ПК необходимое программное ПО. Для версий Word Vista, 7, 8 и 10 действует протокол:

Если все ПО установлено, подсказка открывшегося окна предложит указать документ для подписи. После выбора нужно кликнуть на «Подписать». В конце должна обновиться информация о добавлении подписи к документу.

После этого ваш носитель получает юридическую силу.

Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и может в дальнейшем использоваться для передачи в соответствующие органы или организации.

Квалифицированная ЭЦП в PDF

На ПК устанавливается ПО «КРИПТО-ПРО PDF». Это модуль, обеспечивающий взаимодействие с Adobe Acrobat и Adobe Reader. Процесс подписания аналогичен алгоритму Word MS Office.

Если в процессе подписания возникли проблемы, вы можете обращаться к нашим специалистам за справкой. Компания предлагает квалифицированное оформление КЭП и установку необходимых программ на ваши устройства.

Консультирование и техническая поддержка гарантированы.

Как подписать документ формата ПДФ электронной цифровой подписью

Для того чтобы подписать pdf документ с помощью ЭЦП, необходимо ПО КриптоПро + КриптоПро PDF, а так же adobe acrobat standard или adobe acrobat pro.

После установки необходимого ПО открываем pdf файл

Прежде чем вставить электронную подпись в документе pdf, необходимо настроить Acrobat Reader DC для работы с программой КриптоПро PDF.

Для этого в Acrobat Reader DC нажимаем Ctrl+K или заходим в меню Редактирование -> Установки, в категориях выбираем Подписи -> где «Создание и оформление» нажимаем Подробнее и затем В «Методе подписания по умолчанию» выбираем КриптоПро PDF.

Редактирование-Установки-Подписи-Создание и оформление-Подробнее- Метод подписания «По умолчанию»-КриптоПро PDF

Жмём подписать и после получаем подписанный pdf файл

Выбирайте подходящий тариф и заказывайте электронную подпись прямо сейчас. Наши менеджеры ответят на все ваши вопросы, а круглосуточная техническая поддержка поможет в затруднительных ситуациях.

Источник: https://astral.ru/articles/elektronnaya-podpis/9177/

Правовой совет
Добавить комментарий