Как оплачивается командировка на один день?

Как оплачивается командировка: по ТК РФ в 2019, возмещение расходов командировочных

Как оплачивается командировка на один день?

Последние изменения: Июнь 2019

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов.

При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой.

Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

  1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
    • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
    • самолётом – салона эконом класса;
    • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.
  1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
    • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
    • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
    • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.
  1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
    • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
    • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

  • ФИО и должность работника;
  • цель командировки;
  • срок поездки;
  • населённый пункт;
  • проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.

Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

  • транспортные билеты;
  • счета, чеки и квитанции;
  • комиссионные сборы;
  • пошлина за получение документации;
  • расходы по обмену валют;
  • провоз багажа и оплата камер хранения;
  • документы о проживании;
  • копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
  • путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189.

 

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Источник: //zakon-dostupno.ru/oplata/kak-oplachivaetsya-komandirovka/

Как оформляется однодневная командировка?

Как оплачивается командировка на один день?

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

  • все статьи 24 главы Трудового кодекса;
  • утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
  • локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному оформлению и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.

Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.

К таким профессиям относят:

  • водителей дальнобойщиков;
  • проводников пассажирских поездов;
  • экспедиторов;
  • стюардесс;
  • моряков;
  • летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией трудовой договор.

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: срочный, бессрочный или по совместительству.

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

  • взять письменное согласие работника;
  • выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
  • работнику необходимо самостоятельно договориться об отгулах или отпуске без содержания, на основном месте работы;
  • далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

Категории сотрудников, которых отправляют в командировки с их согласия, и только в крайнем случае:

  • работники, не достигшие совершеннолетия;
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
  • родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
  • работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
  • инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

  • унифицированный приказ о направлении в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  •  служебное задание;
  • финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является приказ. Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

  • номер и дату издания приказа о командировке;
  • фамилию имя отчество командируемого работника;
  • должность или место работы сотрудника;
  • точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
  • дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
  • цель поездки по поручению работодателя;
  • организацию, оплачивающую поездку;
  • отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.

Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

  • учет сотрудников, выбывающих в командировки;
  •  учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно внести отметку в табель.

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

  • если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
  • если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.

Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.

Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.

Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:

  • до 700 рублей по России;
  •  до 2500 рублей в случае поездки за границу, выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в коллективном трудовом договоре.

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • траты на проживание;
  • дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые суточные, в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
  • иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя — например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

  • Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
  • Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
  • Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
  • По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет авансовый отчет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
  • Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.

В 2019 году оформление однодневных командировок стало значительно проще и лаконичнее.

Для направления персонала в поездку на один день достаточно издать приказ. Средства на проезд, проживание и компенсацию расходов, выдает бухгалтерия.

Перед ними же сотрудник отчитывается после возвращения. Упрощение документооборота должно позитивно сказаться на качестве работы сотрудников.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: //kadriruem.ru/komandirovka-na-odin-den/

Однодневная командировка

Как оплачивается командировка на один день?

Обычно оформление командировки выполняется по стандартным лекалам, и ничего сложного в нём нет.

Но иногда может возникнуть необычная ситуация. К примеру – однодневная командировка. Её оформление в первый раз иногда вызывает затруднения, ведь непонятно, чем именно оно должно отличаться от обычного. Разбираемся с тем, как такая командировка оформляется, что делать с документацией, какие предписания у законодательства по поводу оформления, а главное – как она оплачивается.

Как устанавливает трудовое законодательство, командировкой является поездка в другой город или страну, предпринятая по указанию руководства, чтобы выполнить рабочее задание. Она должна быть оформлена, расходы зафиксированы и оплачены. Если же работник отправляется по собственной инициативе, то это не будет командировкой, соответственно, и его расходы не оплачиваются.

Помимо этого, есть профессии, подразумевающие работу в пути. К примеру, водители-дальнобойщики, экспедиторы, экипажи судов – морских, воздушных и так далее. Для всех них – то есть людей, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, и во многом состоит именно из них, командировка не оформляется.

Для всех остальных она должна оформляться, даже если является однодневной – а среди работодателей бытует заблуждение, что если поездка совершается в течение одного дня, то её можно не оформлять и не считать командировкой. Но, согласно законодательству, рабочая поездка не имеет минимального срока.

Кто может быть в неё отправлен

Есть определённые ограничения относительно лиц, отправляемых в однодневную командировку. Так, нельзя отправить человека, не имеющего трудового договора с компанией, значит не являющегося её сотрудником. Запрещено отправлять в командировки беременных.

Имеются также категории, которых можно посылать в рабочую поездку лишь в случае острой необходимости и невозможности заменить другими, при этом обязательно заранее получить их письменное согласие. Это:

  • несовершеннолетние работники;
  • трудящиеся по ученическому договору;
  • женщины с детьми младше трёх лет;
  • родители либо опекуны, осуществляющие воспитание ребёнка без супруга;
  • работники, осуществляющие уход за недееспособными родственниками;
  • инвалиды, для которых командировки нежелательны по состоянию здоровья.

Нарушение указанного является деянием, наказуемым в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Однодневная командировка совместителя

Ещё один важный момент – оформление командировки для совместителя. В нём есть определённые нюансы, потому опишем сразу краткий алгоритм:

  • получить его письменное согласие;
  • выдать справку о направлении в командировку;
  • он договаривается на другой работе об отсутствии – берёт отгулы либо отпуск за свой счёт;
  • дальнейшее оформление проходит как обычно – а о том, как оно проходит обычно, ещё будет рассказано.

Основное отличие ясно: необходимо заручиться согласием самого работника, поскольку поездка повлечёт для него определённые неудобства.

В связи с этим необходимо заранее договариваться с принимаемым по совместительству относительно командировок, если они предполагаются, и подписывать соответствующие документы.

Сроки

Трудовой кодекс не ограничивает служебную поездку по срокам, нет никаких особых рекомендаций по этому поводу со стороны юристов – то есть командировка вполне может быть однодневной и всё равно должна оформляться соответствующим образом.

Интересно, что в отличие от минимального, по максимальному сроку с недавних пор появилось чёткое ограничение: командировка не должна длиться более 40 дней, причём сюда входят и нерабочие дни, которые оплачиваются в двойном размере.

Впрочем, если есть необходимость продержать работника в командировке дольше, проблема решается довольно просто: по истечении максимального времени рабочая поездка закрывается, после чего сразу же оформляется вторая.

Но вернёмся к однодневным командировкам – как осуществляется их оформление?

Документальное оформление

Пусть срок рабочей поездки и составляет всего день, но она тоже должна быть правильно оформлена. А по этапам процесс оформления выглядит так:

  • Начальник департамента объясняет руководителю организации, что сотрудника требуется отправить в рабочую поездку, для чего заполняется служебное задание (форма № Т–10а, её образец прилагается к статье), отражаются цели и задачи командировки.
  • Выпускается приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9, либо Т-9а, если их направляется несколько. Образцы также прилагаются. Допускается и использование другой формы, принятой на предприятии.
  • На основании приказа осуществляется выдача сотруднику авансовых средств на оплату командировочных расходов.
  • Специалист отдела кадров отмечает отбытие в табеле специальным кодом.
  • После возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт, отражающий произведённые затраты. При поездке на личном транспорте составляется служебная записка, в которой указывается маршрут и затраченное на неё топливо.

Оформлять командировку, начиная с 2017 года, стало существенно проще. Раньше было необходимо оформить для дальнейшего предоставления в контрольно-проверяющие органы при необходимости множество документов, во многом дублировавших друг друга.

Например, обязательно было оформлять командировочное удостоверение, что вызывало сомнения в его необходимости для случаев, когда длительность командировки составляет всего день. Теперь обязательные командировочные удостоверения отменены.

Единственным обязательным документом, который может быть подвергнут проверке, является приказ.

К тому же нет единой формы приказа, и каждая компания может использовать свою вариацию. Служебное задание и командировочное удостоверение можно теперь не оформлять, впрочем, в некоторых компаниях они по-прежнему продолжают использоваться – тогда то, что они обязательны, необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах.

Перестал быть актуальным журнал учёта командированных. Раньше велись сразу два журнала, в одном нужно было учитывать отбывающих сотрудников, а в другом – прибывающих из иных организаций.

Теперь вести их не нужно, а чтобы учитывать выбывших требуется лишь вносить в табель соответствующие отметки. А именно: под датой поездки для командированного сотрудника ставится К либо 06 – код, обозначающий отбытие в рабочую поездку.

Количество часов даже для однодневных командировок указывать не нужно.

Предоставление отчета

Образец отчёта приложен к статье, кратко разберём его содержание. Отчёт состоит из трёх листов. На первом указываются реквизиты, далее работник указывает, какие суммы были им потрачены, также делается бухгалтерская запись. На втором листе даются итоговые цифры, он подписывается бухгалтером после проверки.

Третий лист – детализация расходов. Здесь необходимо зафиксировать все документы с подтверждением расходов, после чего отчитывающийся ставит подпись, подтверждая произведённые расходы, а также то, что суточные ему были выданы. В качестве приложений к отчёту выступают документы, подтверждающие сделанные траты.

Заполняется отчёт вернувшимся из командировки сотрудником и бухгалтером. Если всё оформлено верно, руководитель ставит на него подпись и тем самым заверяет его. Если из отчёта следует необходимость возместить средства сверх выданных авансом, они покрываются компанией. Иногда часть средств оказывается так и не потраченной, тогда необходимо сдать излишек в кассу компании.

Оформляется отчёт в одном экземпляре, прилагающиеся к нему чеки, квитанции и другие документы приклеиваются на лист А4. Отметим, что отчёт необязательно должен составляться в соответствии с прилагающимся образцом, иногда на предприятии имеется собственная утверждённая форма.

Более того, с 2015 года он не является необходимым. Согласно законодательству, каждая компания вправе сама определять, нужен ли он.

Отчёт может использоваться как обоснование того, почему командировка была необходима, а если её цель не достигнута, то в нём следует указать причины, по которым это произошло.

Суточные за один день командировки

Если командировка всего на один день, как она оплачивается? Бывают командировки на небольшое расстояние, при которых сотрудник имеет полную возможность возвращаться домой каждый день – и если он делает это, то суточные выплачиваться не должны. Однако при единоразовой поездке длительностью в сутки (то есть не менее 24 часов) суточные должны выплачиваться, равно как и производиться оплата расходов.

Бухгалтеров часто волнует, необходимо ли взимать НДФЛ из суточных за командировку, длившуюся всего лишь день? И здесь нельзя дать однозначного ответа.

С одной стороны, известны судебные решения о выплате НДФЛ за такие командировки, поскольку суточные были признаны источником дохода, с которого, соответственно, физическое лицо должно платить этот налог.

А с другой стороны – выносились и прямо противоположные решения, и требования налоговой инспекции признавались неправомерными. Словом, полной определённости в этом вопросе нет.

Интересен и вопрос страховых взносов с суммы суточных.

Нужно ли их начислять при однодневной рабочей поездке? Нет, такой необходимости нет, в пределах установленных Налоговым кодексом сумм они не выплачиваются (до 700 рублей для командировок по стране, до 2 500 рублей – за границу).

Командировочные расходы

Помимо выплаты суточных, работодатель должен будет возместить расходы, понесённые сотрудником в поездке. Какие именно расходы квалифицируются, как командировочные и должны быть возмещены?

  • Затраты на поездку как к месту работ, так и обратно.
  • Расходы на аренду номера либо квартиры.
  • Суточные.
  • Иные траты, которые оказались необходимыми для выполнения поставленной задачи, сделанные с разрешения работодателя.

В последнюю категорию может попасть много всего разного, вплоть до представительских расходов, если предполагается ведение деловых переговоров. Кроме этого, иногда по договорённости могут оплачиваться и другие расходы – к примеру, питание в командировке.

Относительно затрат на поездку могут возникать разные толкования того, попадают ли в них и затраты на проезд по самому городу – в частности, затраты на такси. Эти затраты не входят в данную категорию, и работодатель их оплачивать не обязан, но может делать это по согласованию с сотрудником, при этом должны быть предъявлены подтверждающие расходы документы.

Есть и расходы, которые обычно оплачиваются работодателем заранее, но иногда могут быть оплачены и после. Сюда входят суммы на составление виз и иных документов при командировке за границу, сборы за въезд, транзит транспортных средств и тому подобные затраты.

Точный порядок, в котором должны возмещаться расходы, а также размеры, в которых производится возмещение, устанавливаются, согласно локальным актам, действующим в компании.

Если поездка будет совершена на личном либо служебном транспорте, то подаётся служебная записка с обоснованием необходимости его использования, указанием маршрута и определением примерной стоимости. Чтобы подтвердить траты, затем должны быть предъявлены чеки, полученные на заправках, после чего работодатель должен будет компенсировать стоимость топлива.

Все документы и чеки необходимо подать в бухгалтерию для расчёта в течение трёх дней после возвращения из командировки.

Что касается оплаты дней, проведённых в командировке, то если это поездка на один день, всё равно действуют стандартные правила. То есть, если этот единственный день является обычным рабочим, то работник получает за него среднюю заработную плату.

Если же он выпал на выходной или праздник, то сотрудник получит удвоенную сумму. Речь идёт именно о средней заработной плате, а не об однодневной.

Если текущий однодневный заработок ниже среднего за период, то его выплата вместо среднего будет нарушением законодательства, за который организация может понести ответственность по статье 5.27 КоАП.

Образцы документов

Форма АО-1 бланк Бланк формы Т-9 Бланк формы Т-9а Форма Т10а

Источник: //ZnatokTruda.ru/komandirovka/odnodnevnaja/

Как оформляется командировка на один день в другой город – суточные, оплата расходов, документы

Как оплачивается командировка на один день?

Законом не ограничено минимальное и максимальное количество дней командировки — читайте о продолжительности здесь.

Поэтому длительность поездки вполне может определяться работодателем и может составлять и 1 день.

Соответственно, однодневная командировка не противоречит закону.

[upto]

Нужен ли приказ?

Так как однодневная командировка оформляется стандартным образом, она подразумевает составление специального приказа по форме Т-9 или Т-9а.

Поэтому ответ на вопрос однозначен — да, приказ обязательно издается.

Положены суточные или нет, если работник едет в соседний город?

Отличий в однодневных или многодневных командировках законом не предусмотрено — как оформить многодневную поездку?

Поэтому в бухгалтерских и кадровых документах они отображаются и оплачиваются одинаково:

Если сотрудник едет за границу на срок меньше 1 дня,оплачивается половина положенной суммы.

При этом разрешается на усмотрение работодателя прописать во внутренней документации условие об оплате суточных при командировке за один день.

Что такое суточные и в каком размере они платятся, читайте здесь.

Как оплачивается – правила оплаты командировочных расходов

Работодатель выплачивает сотруднику на командировочные расходы следующие суммы:

Когда работник едет в другой или соседний город на один день, работодатель вправе не выплачивать ему суточные.

Однако он может прописать в договоре определенную сумму и на свое усмотрение платить еще и при однодневных поездках. Закон ему этого не запрещает.

Если в положении о командировках такого пункта нет, перед выплатой обязательно издается приказ.

Суточные могут оплачиваться в любом размере. Однако есть ограничения, сверх которых придется платить налоги.

Так при поездках по РФ не облагаются налогом суточные в размере 700 руб., за рубеж — 2500 руб.

Если сотрудник едет в соседний город на личном или служебном транспорте составляется служебная записка, описывающая необходимость такого передвижения.

Дополнительно прописывается маршрут и примерная стоимость. На основании служебной записки работодатель компенсирует ГСМ из расчета по километражу.

Важно! Если командировочный день выпадает на выходной или праздничный, он оплачивается в двойном размере.

Как оформляется однодневная поездка в другой населенный пункт?

Однодневные командировки оформляются так же, как и длительные:

Работодатель также вправе разработать свою индивидуальную форму документа.

Однако распоряжение должно содержать обязательные реквизиты:

  • название компании;
  • дата и номер оформления документа;
  • данные сотрудника (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • название города или иного населенного пункта, куда командируют сотрудника;
  • длительность поездки (с какого по какое число);
  • цель;
  • за счет каких средств поездка;
  • основания для направления в командировку;
  • подпись руководителя;
  • подпись об ознакомлении сотрудника.

В приказе не должно быть ошибок, описок и исправлений. Такой документ подшивается в отдельную папку и хранится в отделе кадров.

Организация может оформить на работника служебное задание и командировочное удостоверение.

Однако делать этого не обязательно так же, как и вести журнал учета выбывающих сотрудников.

Дополнительно составляются документы:

  • заявка на кассовый расход или заявка на получение денег;
  • расходный кассовый ордер или платежное поручение.

В табеле учета рабочего времени обязательно ставится отметка в виде буквы «К», означающая командировку. Порядок обозначения поездок в табеле — ссылка.

Когда сотрудник вернется из другого города, он обязан отчитаться за потраченные средства.

С этой целью он делает авансовый отчет. К нему прикладываются все чеки и квитанции, подтверждающие расходы.

Форма авансового отчета утверждена законом и заполняется согласно строго установленным правилам – АО-1.

Выводы

По представленной теме сделаем несколько основных выводов:

  • Командировка на один день не запрещена на законодательном уровне.
  • Однодневные поездки оплачиваются стандартно. Исключением является выплата суточных. Суточные оплачиваются только в том случае, если данное условие оговорено коллективным договором. По закону работодатель не обязан платить суточные.
  • Однодневная командировка оформляется как обычная служебная поездка. Чтобы направить человека на один день, придется издать специальный приказ по форме Т-9, Т-9а или по утвержденной на предприятии форме.
  • По приезду работник обязан отчитаться, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Этот документ утвержден законом и заполняется по строго установленным правилам.
  • С суммы свыше 700 руб. суточных за день при командировке по РФ и 2500 за границу,придется платить налоги.
  • Работодатель вправе не платить работнику суточные за один день по закону. Если им будет принято решение выплачивать их, такое условие прописывается в коллективном договоре.
[upto]

Источник: //azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/kak-oformlyaetsya-na-odin-den.html

Однодневная командировка: порядок оформления и выплаты суточных

Как оплачивается командировка на один день?

Командировочные поездки, оформляемые на один день, предполагают возможность возвращения работника домой сразу после выполнения задания. В связи с этим алгоритм оформления таких поездок и их оплаты несколько отличается от обычных командировок.

Как оформить однодневную командировку

Статья 16 Трудового кодекса РФ определяет термин «командировка» как поездку сотрудника предприятия до места выполнения задания, которое, как правило, находится в другом населенном пункте.

Положение о командировочных отправлениях №749 не ограничивает минимальные и максимальные периоды их продолжительности в календарных днях.

Из этого понятно, что однодневная командировка тоже является такой поездкой и, следовательно, она должна оформляться в предусмотренном законом порядке.

Отправить в командировку можно далеко не каждого сотрудника. Действующее трудовое законодательство запрещает организациям отправлять в поездки граждан, относящихся к следующим категориям:

  • лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
  • женщины, находящиеся в положении;
  • сотрудник, который оформлен по месту работы на основании заключенного ученического договора;
  • женщины, имеющие одного или более детей в возрасте до трех лет;
  • работники, которые являются родителями-одиночками;
  • сотрудники, постоянно осуществляющие уход за недееспособным или нетрудоспособным близким родственником;
  • граждане, которым присвоена группа инвалидности.

ВАЖНО! Для того чтобы получить возможность отправления граждан, перечисленных выше, в однодневную служебную поездку, работодателю в обязательном порядке потребуется получить от них согласие.

Необходимость ежедневного возвращения домой после выполнения поставленной задачи при командировках определяется руководителем организации или другим сотрудником, обладающим полномочиями на принятие таких решений. Каждый случай подлежит рассмотрению в индивидуальном порядке. На итоговый вердикт влияют такие параметры, как:

  • отдаленность населенного пункта, в котором будет выполняться поставленная задача;
  • возможность транспортного сообщения с местом прохождения командировки;
  • технические особенности поставленной задачи;
  • наличие или отсутствие необходимости предоставления сотруднику отдыха в конкретной поездке.

Если после выполнения поставленной задачи гражданин примет решение остаться и не возвращаться домой, то он должен согласовать его с работодателем.

В случае одобрения компания в дальнейшем возместит ему денежные средства, потраченные на съем жилья и питание.

Однако в такой ситуации поездка перестанет классифицироваться как однодневная, соответственно, изменится порядок начисления суммы командировочных за нее.

Алгоритм оформления

Гражданину выдается служебная записка, в содержании которой указывается подробное описание предстоящей задачи.

Непосредственно в день оформления составляется приказ, на основании которого в дальнейшем рассчитывается размер суточных, компенсационных выплат за понесенные расходы личных денежных средств, а также определяется сумма командировочной заработной платы, которую нужно будет выплачивать работнику.

Необходимые документы

На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.

В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:

  • дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
  • порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
  • Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
  • длительность командировки;
  • реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
  • алгоритм оплаты;
  • подробное описание поставленной задачи.

ВНИМАНИЕ! Оформление однодневной командировки не подразумевает обязательное использование формы служебного задания: выбор остается за сотрудниками, оформляющими поездку.

Порядок оплаты однодневной командировки

Алгоритм оплаты служебной поездки не зависит от ее длительности. Расчет суммы основывается на показателях среднедневной заработной платы гражданина за расчетный период в двенадцать календарных месяцев.

Помимо этого, при однодневных заданиях работодатель также должен компенсировать личные расходы гражданина:

  • стоимость проезда (или стоимость топлива);
  • питание и т.д.

Размер компенсационных выплат и алгоритм их начисления (выдача авансов или же оплата постфактум) может определяться условиями трудового соглашения гражданина, коллективным договором или локальным нормативным актом предприятия.

ВНИМАНИЕ! Размер выплаченных сумм, которые компенсируют расходы, может быть дифференцирован (сумма может изменяться в зависимости от занимаемой гражданином должности).

Особенности выплаты суточных

Суточные при однодневных командировках начисляются особым образом: согласно терминологии, прописанной в ст. 168 ТК, данными выплатами считаются денежные начисления, не требующие предоставления отчетности об их трате. То есть гражданин может потратить полученные им суточные за один день командировки любым способом.

Выплата суточных при однодневных командировках в пределах территории нашего государства на законодательном уровне не регламентирована.

Руководитель компании обладает правом принятия самостоятельного решения по оплате расходов сотрудника.

 За заграничные командировки на 1 день суточные начисляются в пятидесятипроцентном размере от той суммы, в которой они бы выплачивались, если бы длительность поездки была больше.

Если сотрудник может подтвердить трату своих суточных в течение поездки, то с данных выплат подоходный налог не удерживается.

В случае отсутствия чеков, квитанций и других документов размер освобождаемой от налогообложения суммы будет составлять 700 и 2500 рублей при поездках по территории России и за границу соответственно.

Данное правило регулируется содержанием письма Министерства финансов №03-04-07/6189.

(: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: //o-kadrah.ru/oplata-truda/sutochnye-pri-odnodnevnyh-komandirovkah

Правовой совет
Добавить комментарий